Palaveria pukkaa, mutta tiedätkö, mitä sinulta odotetaan?

Koronapandemian iskiessä toden teolla maaliskuussa 2020, kuvittelin naiivisti, että nythän palavereiden määrä vähenee (koska ei voida vapaasti juosta neukkareissa), ja ihmiset pääsevät enemmän keskittymään ns. oikeisiin töihin. Kuinka väärässä olinkaan! Palaveriosallistumisesta näyttää tulleen oletusarvoinen tapa tehdä yhteistyötä. Lisäksi, koska palavereihin osallistumisesta on tullut helpompaa, ei useinkaan tule harkinneeksi niin tarkoin, kannattaako investoida omaa aikaansa työpisteeltä poistumiseen ja siirtymiseen. Teamsista on helppoa klikata itsensä osallistujaksi.

Koska palavereihin osallistuminen on helppoa, ja niitä on aina tarjolla riittävästi, on palaverikulttuurista syytä tehdä sellainen, että sitä jaksaa tulevatkin vuodet. Oma vastuunsa työn sujumisesta on niin kokousten järjestäjillä kuin niihin kutsutuillakin.

Täsmällisyys

Vanhassa maailmassa oli hyvin tavanomaista, että palaverin alussa oli 5-10 minuuttia vapaata jutustelua, joko aiheesta tai aiheen vierestä. Palaveri katkaisee työpäivän, ja kokouksia oli tyypillisesti vai pari-kolme päivässä – eihän niitä juuri enempää ehtinyt ollakaan, jos piti varata aikaa myös siirtymisiin. Silloin pieni sosiaalinen juttelu kasvotusten oli vain mukavaa. Hyvin usein myös joitain osallistujia jouduttiin hetki odottamaan, joten ei se niin tarkkaa ollut, aloiteltiin vähän sinne päin. Oikein kurinalaisessa ympäristössä valtaosa osallistujista oli paikalla jo etukäteen, jolloin kuulumiset vaihdettiin ennen palaverin alkua.

Tätä nykyä, jos palaveri alkaa kello 10, se alkaa tasan kello 10. Jos joku erehtyy avaamaan palaverin vaikka 9.57, niin siitähän seuraa muille osallistujille lähes kriisi. ”Mitä, nytkö se palaveri jo alkoi? Pitääkö minun hypätä sinne heti vai voinko vielä jatkaa töitäni?” Etäkokouksen alkamisen aikaikkuna on myös siinä määrin lyhyt, että jos joku ei ole paikalla jo 10.01 tai aivan viimeistään 10.02, sitä ryhdytään huhuilemaan ja ihmettelemään, että missähän se Sami oikein viipyy. ”Mä voin pingata Slackissä”, kommentoi yksi samalla kun toinen on jo ottanut puhelimen käteen pirauttaakseen puuttuvalle osallistujalle.

Vinkit järjestäjälle:

• Tapauskohtaisesti harkitse ajan varaamista ”vapaalle keskustelulle” heti palaverin alkuun. Kerro tällöin kutsussa selkeästi, moneltako varsinaisen asian käsittely alkaa. Tämä voi hyvinkin toimia esim. toistuvassa viikkopalaverissa, jolloin yksittäistä aihetta koskevat palaverit voivat olla asiakeskeisempiä.
• Vaikka joku/jotkut liittyisivätkin kokoukseen etuajassa, älä aloita varsinaisen asian käsittelyä ennen aikojaan

Vinkit osallistujille:

• Kokoukseen on sallittua liittyä etuajassa, mutta silloin tarkoitus on vain jutella mukavia muiden osallistujien kanssa.
• Jos tulet myöhästymään, on tästä hyvä ilmoittaa muille osallistujille. Etäkokouksissa tämä on jopa helpompaa kuin perinteisissä palavereissa käyttäen esim. Teamsin ”chat with participants” -toimintoa

Palavereiden tarkoitus

Perinteinen kokousformaatti aikatauluineen ja asialistoineen näyttää menettäneen suosiotaan. Minä ainakin muistan sellaisen vanhan maailman, jossa oletusarvoisesti kokouksiin tultiin valmistautuneena, niihin oli ehkä lähetetty materiaalit tutustuttavaksi etukäteen, kokouksessa keskityttiin olennaiseen ja tehtiin tarvittavat päätökset.

Nykyisin varattu palaveriaika on usein vain ”varattua aikaa asian työstämiselle”, ilman selkeää tarkoitusta päätösten aikaansaamiseksi. Yhä useampi saapuu paikalle ilman valmistautumista, ja asiaan perehtyminen alkaa vasta palaverin ollessä käynnissä. Näin tullaan vain tuhlanneeksi niiden aikaa, jotka olivat jo asiaan perehtyneitä.

Järjestäessäsi kokousta varmista, että jokainen kutsuttu tietää mitä heiltä odotetaan. Yleisiä kokoustyyppejä on ainakin kolme:

1. Tietoa jakava kokous, joka ei välttämättä vaadi osallistujilta ennakkovalmistautumista
2. Päätöskokous, jossa on tarkoituksena päättää yhdestä tai useammasta asiasta. Tällöin on syytä toimittaa osallistujille etukäteen paitsi tieto siitä, mistä on tarkoitus päättää, myös siitä, millä tavoin he voivat parhaiten valmistautua keskustelemaan päätettävistä asioista.
3. Työpaja, jossa ei ole välttämättä tarkoitus päättää mitään, vaan jossa työstetään asiaa yhdessä eteenpäin.

Näiden kolmen varsinaisen palaverityypin lisäksi on korona-aikana yleistyneet virtuaaliset vain sosiaalista kanssakäymistä varten koolle kutsut tapaamiset. Meillä Devisioonassa on käytössä monenlaisia etätapahtumia, joilla pyritään paikkaamaan etätyöstä aiheutuvaa sosiaalisten kontaktien vähentymistä. On etä-afterworkkeja, kahvitaukoja ja myös virtuaalisia huoneita, joissa voi tehdä yhdessä töitä virtuaalisessa avokonttorissa. Näistä lisää aiemmassa postauksessa, jossa kerrotaan erityisesti Devisioonan Minecraft-palvelimesta.

Olipa kohtaamisen tarkoitus mikä tahansa, kokouksen avaajan on hyvä luoda sopiva tunnelma palaverille heti alusta lähtien. Tähän riittää lyhyt alustus, miksi olemme yhteen kokoontuneet ja mitä on tarkoitus saada aikaiseksi. Toki jos kyseessä on ”kahvitauko”, silloin ei tarvita edes varsinaista avausta.

Mieti myös, millä tavoin voit parhaiten auttaa osallistujia saavuttamaan kokouksen tavoitteet. Onko jotain sellaista lisätietoa, minkä voisit toimittaa kutsun mukana? Kenties jotain aiempia päätöksiä, tähän asti valmisteltuja suunnitelmia tai vaikka tietoa kilpailijan lanseeraamasta uudesta tuotteesta. On kohtuutonta ajanhaaskausta ryhtyä palaverin aikana käymään keskustelua “mistähän mahtaisi löytyä viimeisin versio suunnitelmastamme” ja palaverin aikana perehtyä siihen. Tietoa jakavissa ja päätöskokouksissa riittää usein toimittaa kokouksessa läpikäytävät esitykset, jotta osallistujat voivat hieman varautua keskustelemaan asioista. Työpajoihin on hyvä toimittaa tapauskohtaisesti harkiten kaikki sellainen materiaali, mikä helpottaa työstettävänä asiaan sisälle pääsemistä. Ihan minimissään on syytä toimittaa toimittaa palaverin agenda, paitsi jos se on kutsuttu koolle vain yhtä selkeästi rajattua asiaa varten.

Vinkit järjestäjälle:

• Tee kokouskutsussa selväksi, mikä on palaverin tarkoitus. Toimita kutsun mukana tieto siitä, mistä löytyy tarvittava aineisto, johon on mahdollisesti tutustuttava etukäteen
• Ylläpidä palaverissa sille sopivaa tunnelmaa

Vinkki osallistujalle:

• Tutustu kokouskutsuun etukäteen ja saavu paikalle niin hyvin valmistautuneena kuin mahdollista ja kokouksen luonteen huomioiden on tarpeen

Palavereiden kestot

Nyt kun valtaosa palavereista on etänä pidettäviä, unohtuu usein varata aikaa ”palavereihin siirtymisiin”. Vanhassa maailmassa hengähdystaukoja tuli väkisinkin, kun aikaa piti varata neukkareihin siirtymisiin, joskus pitkiäkin aikoja. Nykyisin tällaista ei luonnostaan tule, vaan kalenterit ammutaan täyteen palavereita toisiinsa kiinni. Tästä seuraa usein aika rankkoja palaveriputkia, joiden välissä ei ehdi yhtään hengähtämään. Henkilökohtaisten kokemusten lisäksi aiheesta löytyy myös tutkimustietoa. Monissa organisaatioissa onkin otettu käytännöksi, että kaikki etäkokoukset aikataulutetaan loppumaan 5 minuuttia aiemmin, kuin normaalisti olisi luontevaa. Esim. tunnin palaveri klo 12 laitetaankin päättymään klo 12.55.

Ajatus on hyvä, mutta oman kokemuksen valossa käytännön toimivuus on vähän niin ja näin. Tuollaisen kokouskutsun lähettäminen vaatii käsintehtävää hienosäätöä loppuajalle, ja eihän ihminen laiskuudessaan sitä tee jos ei ole aivan pakko. Tuskaa toki hieman helpottaa, jos konfiguroi Outlookin tekemään tuon automaattisesti. Toiseksi, kaikki kuitenkin tiedostavat, että ”tämä on nyt se koronavitonen, ei varmaan haittaa jos vedetään viis pitkäksi?”.

Vaan mitäpä jos varaisikin palaverille 15 minuuttia ylimääräistä aikaa? Jostain syystä harva haluaa varata palaveria alkamaan vaikka 12.15, jolloin luontevasti seuraava alkaa 12.30, joten tuossa jää helposti puolen tunnin hengähdystauko. Siinä ajassa ehtisi vaikka syödä lounaan – asia, mikä sekin nykyisin tehdään harmillisen usein samalla kun kokoustetaan.

Vinkki:

• Outlookin kalenterin aikaresoluutioksi voi asettaa 15 minuuttia, jolloin on helppoa luoda joko vartin mittaisia palavereita, tai vartin tavanmaista lyhyempiä/pidempiä.

Kokouskutsu ja siihen vastaaminen

Vanhat kunnon palaverikäytännöt ovat edelleen hyviä käytäntöjä: palaverilla on oltava selkeä tarkoitus, osallistujien on tiedettävä mitä heiltä odotetaan ja jokaiseen palaveriin tullaan niin hyvin valmistautuneena kuin mahdollista. Jokaisen kutsutun olisi myös hyvä tietää, onko hänen osallistumisensa pakollista vai vapaaehtoista.

Yksi tärkeä osa kokouksen järjestämistä on sopivan ajan löytäminen. Oman organisaation sisällä tämä on yleensä helppoa, kun voi vaan katsoa muitten kalentereista, milloin heillä on vapaata. Mutta entäs silloin, kun kokoukseen pitäisi kutsua osallistujia useista eri organisaatioista? Yhteisen ajan löytämiseen on useita kevyitä web-työkaluja (esim. Doodle ja Calendly). Harva kuitenkaan tulee näitä käyttäneeksi, koska ne eivät istu saumattomasti kokouksen luonnin työnkulkuun. Apuun astuu Microsoft 365 -laajenne FindTime, jota voi käyttää suoraan Outlookista. Luodessasi kalenterikutsua voit asettaa useita vaihtoehtoisia kokousaikoja, joista kutsun saaneet voivat äänestää, mikä heille sopii. Oman organisaation käyttäjien kalenterista laajenne käy toki katsomassa automaattisesti käypäiset ajat. Kutsutut henkilöt voivat vastata kyselyyn riippumatta siitä, mitä sähköpostia he sattuvat käyttämään. FindTime myös varaa kutsujan kalenterista kaikki ehdotetut ajat ja vapauttaa turhat automaattisesti sitten, kun kokousajankohta vahvistetaan.

Hyviin palaverikäytäntöihin kuuluu myös vastaanotettuun kokouskutsuun reagoiminen kohtuullisessa ajassa. Hyväksy kutsu, jos tiedät pääseväsi osallistumaan, hylkää jos et. Jos et ole aivan varma, voit vastata ”tentative”. Jos sinut on merkitty pakolliseksi osallistujaksi, mutta ehdotettu aika ei sinulle sovi, voit käyttää ”ehdota uutta aikaa / propose new time” -toimintoa. Kaikkiin vaihtoehtoihin voi liittää myös selitetekstin, miksi vastasit juuri niin. Hyvään kokousetikettiin kuuluu se, että palaverin järjestäjälle annetaan mahdollisimman paljon tietoa, jonka valossa hän voi tehdä päätöksen palaverin pitämisestä, perumisesta tai siirtämisestä.

Vinkit järjestäjälle:

• Mieti, keiden on pakollista osallistua kokoukseen ja ketkä voivat tulla niin halutessaan
• Anna kokouskutsussa mahdollisimman paljon tietoa, jonka varassa kutsutut voivat tehdä päätöksen osallistumisesta ja etukäteisvalmistelusta
• Jos kutsut osallistujia useista organisaatiosta, käytä jotain työkalua, jolla voit löytää kaikille sopivan ajan.

Vinkit osallistujille:

• Vastaa aina kokouskutsuun kohtuullisessa ajassa. Omaa vastausta voi myös muuttaa jälkikäteen, mikäli tilanteesi muuttuu.
• Jos sinut on kutsuttu vapaaehtoisena, mieti huolella, kannattaako sinun osallistua

Etäpalaverin logistiikka

Perinteisissä kokouksissa oli tapana valita sihteeri, jonka tehtävänä oli kirjata muistiin kokouksessa tehdyt päätökset. Kaikkien osallistujien ollessa etänä käy helposti niin, että kukin pitää itse omia muistiinpanojaan tai pahimmassa tapauksessa olettaa että ”kyllä joku muu varmaan kirjoittaa muistion”. Omien muistiinpanojen kirjoittaminen on luonnollisesti sallittua, mutta silti olisi hyvä sopia selkeästi, kuka kirjoittaa virallisen muistion, joka jaetaan osallistujille mahdollisimman pian palaverin jälkeen. Vain näin voidaan varmistua siitä, että tärkeät havainnot eivät jää kirjaamatta ja että kaikilla on yhteinen näkemys siitä, mistä itse asiassa sovittiin. Toimivia muistioformaatteja on monia erilaisia, ihan minimissään siihen on kirjattava selkeät sovitut tehtävät, ns. action pointit.

Vähänkään isommissa etäpalavereissa on syytä pitää mikrofonit oletusarvoisesti mykistettynä. Hyvin usein mikrofonit keräävät taustakohinaa, osallistujat yskivät tai naputtelevat pöytää. Samassa kokoushuonessa ollessa nämä eivät ole niin häiritseviä, mutta etäpalaverissa ne häiritsevät seuraamista pahoin, varsinkin jos useammasta mikrofonista kuuluu ylimääräisiä ääniä yhtäaikaisesti.

Etätyöskentelyn jatkuessa pitkään, monet kokevat eristäytyneenä työtovereista täysin. Näköaistin merkitys vuorovaikutuksessa on kiistaton. Vaikka aitoa katsekontaktia onkin vaikea saada muodostettua web-kameran kautta, silti edes toisen kasvojen näkeminen luo yhteenkuuluvuutta ja helpottaa toisen tulkintaa. Kameran päälläpitämisellä on todettu olevan myös monia muita positiivisia vaikutuksia.

Vinkki järjestäjälle

• Huolehdi, että joku kirjoittaa palaverista muistion (ainakin päätös- ja työpajatyyppisistä)

Vinkit osallistujille

• Varmistu, ettei mikrofonistasi kuulu muita häiritseviä ääniä
• Pidä kamera päällä aina kuin suinkin mahdollista

Palaveri, palaveri, palaveri, milloin teen työtä?

Nyt kun yksi tärkeimpiä työnteon muotoja on etäkokouksissa istuminen (vaikka ehkä ei pitäisi olla), on monilla kuitenkin myös sellaisia työtehtäviä, joiden tekemiseksi on oltava omaa aikaa. Missä välissä sitä muka ehtii tekemään, kun kalenteri täyttyy palavereista? Jos sinulla on edistettävänä joku tehtävä, joka vaatii rauhassa keskittymistä, tee siitä kalenterimerkintä! Jos joku ehdottaa siihen palaveria, voit sanoa että ”minulle ei käy, on siinä kohtaa toinen juttu”.

Mieti myös, millaisia tehtäviä sinun työlistallasi on ja kuinka nopeasti palaverin päätyttyä voit siirtyä muihin tehtäviin. Toisille sopii hyvin, että palavereiden välissä on puolen tunnin tauko, jonka aikana saa edistettyä muita työtehtäviä. Toisille taas sopii paremmin malli, jossa on kolme palaveria putkeen, ja sen jälkeen useamman tunnin palaverivapaata aikaa muille tehtäville.

Huomioi kuitenkin myös se, että jos laitat kalenterisi täyteen muistutuksia “tee tässä asia x” tai “muista hoitaa homma y”, muiden näkökulmasta kalenterisi näyttää täydeltä, ja heillä on vaikeuksia saada järjestettyä tärkeitäkin palavereita. Voit helpottaa heidän urakkaansa merkkaamalla vähemmän tärkeät oman työn tekemistä varten varatut ajat “Free-merkinnällä”. Tästä on kuitenkin hyvä sopia oman organisaation sisällä, jotta kaikki tietävät, mitä Free tarkoittaa.

Vinkit kaikille:

• Tunnista sinulle parhaiten sopivat palaverikäytännöt ja viesti niistä muille. Kunnioita omaa työaikaasi ja huolehdi että saat tehtyä muutkin työsi.
• Älä kuitenkaan tunge kalenteriasi ihan täyteen, jotta sinne sopii myös palavereita. Harkitse Free-merkinnän käyttöä.

Yhteenveto

Etäkokouksia on pidetty jo pitkään, mutta nyt ne eivät ole enää poikkeuksellisia, vaan oletettu palaverin muoto. Jatkuupa koronapandemia miten tahansa, tai on jatkumatta, olen varma, että jatkossakin etäpalaverit ovat läsnämme enemmän kuin aiemmin. Meidän on siis pakko oppia järjestämään palavereita siten, että niihin jaksetaan osallistua ja ne saavuttavat tavoitteensa.

Jos tiivistäisin tämän postauksen kahteen pointtiin, ne olisivat tässä.

• Kokouksen järjestäjä: tee kaikkesi, että osallistujat tietävät, mitä heiltä kokouksessa odotetaan ja miten heidän kannattaa kokoukseen valmistautua
• Kokouksen osallistuja: tee kaikkesi, että omalla toiminnallasi edistät parhaiten kokouksen mahdollisuuksia saavuttaa tavoitteensa

Kaikissa kohtaamistilanteissa on tärkeää muistaa, että osallistujina on toisia ihmisiä. Kun tapaaminen järjestetään etänä, helposti unohtuu tämä humaanimpi puoli ja muut osallistujat nähdään vain työtä tekevinä olentoina. Yhteistyö on kuitenkin tehokkaampaa kun pelkän ”palaveriputkien suorittamisen” lisäksi huomioidaan myös osallistujien sosiaaliset tarpeet. Tätä voi helpottaa järjestämällä omia kohtaamistilanteita vain yhdessäololle ilman muita tavoitteita, sekä avaamalla varsinaiset asiapalaverit siten, että osallistujat voivat virittyä sopivaan tunnelmaan.