Työajan kolmas piikki – joustoa vai riistoa?

Microsoft julkaisi taannoin artikkelin ”The Rise of the Triple Peak Day”, jossa se esitteli oman henkilöstönsä kesken tehtyä tutkimusta. Tulos oli ilmeinen: perinteisen toimistoajan mukainen työaika on jäämässä taustalle, ja etäaikana vahvistunut työajan elastisuus tuntuu jatkuvan, vaikka toimistolle jo pääsisikin. Kolmas piikki tarkoittaa sitä, että tietotyön vuorokausijakaumassa näkyy nyt kolme intensiivistä jaksoa: ennen ja jälkeen lounaan, ja nyt myös iltakymmenen kulmilla.

Devisioonan henkilöstö on toistuvasti ilmaissut tyytyväisyytensä työaikojen joustavuuteen, ja niinpä ilmiö näkyy myös meillä: iltaiset koodikatselmoinnit ja Slack-keskustelut ovat selvästi yleistyneet pandemian aikana. Kukaan tuskin näkee joustavuutta sinänsä pahana, mutta olennaista onkin, mistä iltatyönteko viestii.

Jos koodia syntyy pimeään aikaan siksi, että iltapäivällä on devauksen sijaan leikitty lasten kanssa tai käyty lenkillä, tilanne kuulostaa nykypäivän tietotyöltä parhaimmillaan: työn joustavuus ja paikkariippumattomuus yhdistyvät toimivan arjen tasapainon kanssa. Jos taas iltaiset meilit kertovat siitä, että päivä on ollut pelkkää tuottavuuden pirstovaa Teams-helvettiä, huolestumiseen on paljon enemmän syytä.

Hybridityö on totta, mutta vaikeaa

Työajan joustavuutta on käytännössä vaikea irrottaa sen paikkariippumattomuudesta, varsinkin korkean profiilin asiantuntijatyössä, jossa asiantuntija on itse oman työnsä paras johtaja. Jos työtä saa tehdä vapaasti milloin vain, miksi sitä pitäisi tehdä aina toimistolta? Ja toisaalta: jos paikkariippumattomuus on kerran mahdollistettu, eikö verrattomasti tehokkaampaa ja onnellistuttavampaa olisi myös vapauttaa ajankäyttöä, sillä kotonahan aikajoustosta eniten iloa olisi?

Joidenkin mielestä koko hybridityö on turha termi, sillä sekin on vain työtä: johtamisen laatu ratkaisee ison osan työhyvinvoinnista joka tapauksessa. Näinkin varmaan on, mutta tämä näkemys sivuuttaa sen, että pelkästään vapaus ja luottamus eivät suinkaan ratkaise kaikkia niitä ongelmia, joita hajautuneeseen työympäristöön liittyy. Tässä muutama oma havaintoni pandemian ajalta:

• Etänä työskentely johtaa helpommin tilanteeseen, jossa kaikesta kutsutaan palaveri – kalenterin käyttö yhteistyön välineenä ikään kuin menee överiksi
• Erilaisten chat-viestien määrä on kasvanut huikeasti, ja niiden käsittelyn vaatima aika on kasvanut
• Useimmat muuttuvat Teamsin yli toimiessaan asiakeskeisemmiksi, ihmiset helposti unohtuvat
• Fyysisten taukojen puute kaventaa fokusta – jo neukkarikävelyn mittainen katkos riittäisi monesti laajemman näkökulman saamiseen
• Palaverien määrän kasvu johtaa usein myös niiden laadun heikentymiseen

Näiden lisäksi pitää vielä ratkoa nimenomaan hajautuneesta sijainnista johtuvat ongelmat, joita pohdimme jo syksyllä toimistollepaluujutussamme – esimerkiksi toimistolla pidettävät palaverit, joissa aina osa porukasta on mukana Teamsissa.

Vapautta ajassa ja paikassa

Devisioonan toimistoilla paluu koronan jälkeen on edennyt pitkälti kuten odotimmekin: toimistoelämää on löydetty vähitellen, hyvin varovaisesti. Keskivertopäivänä ei enää joudu olemaan yksin konttorilla, mutta useimpina päivinä tupa on kaukana täydestä. Toisaalta monet projektit ja tiimit ovat ryhtyneet viettämään läsnäpäiviä – jotkut yhden kahdessa viikossa, jotkut viikottain, mutta harva sen useammin. Pakollisia nämäkään eivät ole, mutta ainakin on selkeitä päiviä, jolloin lähimpiä tovereitaan voi tavata fyysisesti.

Pehmeiden tiimipäiväkäytäntöjen lisäksi toimistolla käyntiä – joka käytännössä useimmille tarkoittaa samalla normaalihkoa työaikaa – on tuettu tekemällä toimistoista entistä toimivampia. Neukkarivarustusta on kehitetty etäpalavereita tukevaan suuntaan, laitteistoa on viritetty entistä helpommaksi, ajoittaiset herkut tuovat vaihtelua arkeen ja niin edelleen. Kaikella tällä on arvonsa: aidot kontaktit kasvotusten vaikuttavat sekä avointen että numeeristen kyselyiden mukaan parantavan devisioonalaisten hyvinvointia.

Devisioonan peruslinjana on edelleen laaja valinnanvapaus, niin paikan kuin ajankin suhteen. Työntekorytmiä tai -paikkaa ei meillä kontrolloida, niin kauan kuin työntekijä, lähitiimi ja asiakkaat pysyvät tyytyväisinä. Työaikakirjanpidon seurannalla ja harkitulla resursoinnilla huolehditaan siitä, että kukaan ei käytä työhön koko elämäänsä.

Toisaalta ajallinen vapaus yhdistettynä etätyöhön saattaa varsinkin tunnollisen ihmistyypin vaikeisiin tilanteisiin: kun työpäivän sekaan sekoittaa yhden pyykkikoneellisen, pikaisen kävelyn ja pari rauhallista kahvitaukoa, helposti iltapäiväneljältä tuntuu siltä, että ”enhän minä ole tässä vielä kunnon työpäivää ehtinyt tehdäkään” – siitäkin huolimatta, että sama aika normaalia työaikasosiaalisuutta olisi toimistolla ollessa kuulunut luontevasti työpäivään. Jos sitten tässä tilanteessa työpino on vain kasvanut korkeutta päivän aikana, rauhallinen ”toinen työpäivä” iltasella alkaa helposti houkutella.

Lääkkeitä oman ajan hallintaan

Heti pitää tunnustaa, että Devisioonassakaan ei ole keksitty hopealuotiratkaisua kaikkiin työajan hallinnan kysymyksiin. Yhdelle sopivat annokset vapautta ja vastuuta ajavat toisen epätoivoiseen työkierteeseen, jota on aktiivisesti kompensoitava vastuullisella esimies- ja HR-työllä. Yökyöpelille ideaalinen rytmi saattaa olla hankala tiimin yhteistyön kannalta, ja jollekin täydellinen hiihtolenkkihetki olisi toiselle viikkopalaverin ideaalislotti.

Monet organisaatiot turhautuvat näihin hankaluuksiin ja oikaisevat mutkat määräämällä muutaman pakollisen läsnäpäivän joka viikko. Siinä missä idea saattaa toimia joissain tiimeissä, toisissa se sotkee haluttujen osaajien päivärytmit tai peräti asuinpaikkatoiveet. Yhteiset toimintatavat löytyvät aina parhaiten ihmisten kanssa keskustelemalla, varsinkin motivoituneessa ja vastuullisessa porukassa. Hyvien ratkaisujen etsiminen ja toisten tarpeiden mukaan joustaminen vaatii joka tapauksessa paljon vaivannäköä. Selvästi eniten huomiota kannattaa kuitenkin kiinnittää työn sisällön kehittämiseen.

Erilaiset pikaviestikanavat – ja joskus myös sähköposti, erilliset tiketöintijärjestelmät, CRM-tehtävät sun muut – ovat myös korvanneet perinteistä toimistolla rupattelua ja huikkailua. Yhtäältä tämä on hyväkin: pikaviestit voi purkaa silloin kun niille on aikaa. Toisaalta vastausta odottava viestimassa on vaikeasti priorisoitava kauhun lähde. Kun viestejä lähetetään matalalla kynnyksellä, niitä myös kertyy paljon jonoihin. Hieman epämääräisiä pyyntöjä on työlästä käsitellä, ja pikaviestimassan setviminen itseä tyydyttävään tulokseen voi kysyä tuntikaupalla aikaa.

Sekä palaverien valmistelun kehittäminen että pikaviestikulttuurin parantaminen ovat vaikeita muutoksia, varsinkin jos ne joudutaan tekemään organisaatiorajojen yli. Toisten työajan ja keskittymiskyvyn kunnioittaminen unohtuu helposti, kun kollegat redusoituvat vihreiksi palloiksi pikaviestimessä tai pieniksi ruuduiksi Teamsissa. Tämä on kuitenkin ensiarvoisen tärkeää: Viestijän on mietittävä, mitä hän täsmälleen pyytää, mitä taustatietoja hän tarjoaa, ja millaista vastausta hän odottaa – ja milloin. Perusjuttuja, mutta näiden sisällyttäminen kaikkiin pyyntöihin, niin kokouskutsuihin kuin pikaviesteihinkin, auttaa kollegoita ja asiakkaita verrattomasti oman työelämän jäsentämisessä.

Rauha vaatii puolustajansa

Monialaiselle asiantuntijalle on jatkuvaa kysyntää, ja työrauha on luotava itse. Joillekin vastaus löytyy illan hiljaisista tunneista, kun urheilutreenit ovat jo takana ja mahdolliset tenavat nukkumassa. Toiset murjovat kalenteriinsa väkisin keskittymisaikaa, mahdollisesti esimerkiksi Officen virtuaaliavustajan tukemana. Kolmas vain torjuu kokouskutsuja aggressiivisesti, ja luottaa ympäröivän yhteisön paikkaavan aukot.

Oman rauhan pahin vihollinen on juuri se, joka tekee toisaalta useimmille työelämästä sosiaalisesti kiinnostavaa ja kestävää: toiset ihmiset. Kun jokainen käyttää omia vapauksiaan, ristiriitoja syntyy väistämättä. Tärkeä askel on myös tehdä selkeä sosiaalinen sopimus siitä, mitä työajan joustavuus oikeasti tarkoittaa. Esimerkiksi Devisioonassa uuden työntekijän perehdytyksessä nimenomaisesti korostamme, että iltasella saatu pikaviesti tai sähköposti ei tarkoita sitä, että siihen pitäisi heti ryhtyä vastaamaan.

Alkuperäiseen kysymykseen kolmannen piikin merkityksestä ei löydy yhtä vastausta: Iltatyönteko voi olla yhdelle hyvä, toiselle katastrofi. Systeemisesti uhkaavinta on se, jos joustavan työajan takia emme tule järjestäneeksi päiväseltään tapahtuvaa työtä niin, että se olisi sekä tehokasta, miellyttävää että mukavaa – kun ainahan voi sitten illalla vähän paikkailla päivän vajeita. Niin toimimalla ajamme itsemme tietotyözombeiksi, eikä sillä pelillä tule kunnon IT:tä. Eikä jaksa.

Kiinnostaako rooli kehittyvässä konsulttiyrityksessä, tai haluatko vain rupatella työaikakysymyksistä? Ota yhteyttä!